Excesso de reunião e a produtividade dos colaboradores

reunião de trabalho

Reuniões de trabalho podem deixar os colaboradores se sentindo estressados e sobrecarregados. Saiba como evitar que isso aconteça.
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Nos acostumamos com as diversas reuniões, sejam on-line ou presenciais; seja como uma forma de estarmos mais próximos da nossa equipe, de resolver os problemas com rapidez ou de estabelecer os objetivos e metas da empresa.

Você já percebeu, entretanto, como nós ficamos sobrecarregados após uma reunião? Imagine como seria se todo dia de manhã, antes de iniciar o trabalho de fato, houvesse uma reunião… Todo o time já começaria o dia sobrecarregado de atividades, focando na reunião e não nas demandas a serem entregues do dia.

Algumas pessoas até brincam nas redes profissionais, como no LinkedIn, que existem reuniões que poderiam ser resolvidas com um e-mail. Será que é verdade?

Um estudo da Microsoft constatou que muitas reuniões causam fadiga mental e acumula ainda mais estresse; em caso de reuniões espaçadas, com minutos de descanso, o nível de estresse se mantém estável, porém a exaustão também aparece nos resultados. As reuniões afetam a forma como as pessoas colaboram e realizam seu próprio trabalho. Além da produtividade, também afeta o foco e engajamento com o trabalho quando são mal cronometradas, ou pior ainda, mal conduzidas.

Por outro lado, as reuniões são extremamente necessárias e devem acontecer com certa regularidade. Quando conduzidas corretamente, elas são produtivas e eficazes e cumprem seus objetivos. Elas são essenciais para a colaboração do time, a criatividade e a inovação para a empresa toda no geral.

Outro estudo, desta vez de Steven Rogelberg, da Universidade da Carolina do Norte, e colegas, mostrou que os trabalhadores relacionam a forma que se sentem durante as reuniões com a satisfação geral ou insatisfação com seus empregos. Você já imaginou perder um talento da sua empresa por realizar reuniões demais, gerando uma insatisfação no seu dia a dia de trabalho?

Se você deseja acabar com os excessos de reuniões e melhorar a produtividade dos colaboradores, você pode seguir algumas etapas básicas:

1 – Faça uma pesquisa com o seu time.

Ouça a opinião de cada colaborador, aplique uma pesquisa sobre a frequência das reuniões. Cada setor também tem sua particularidade quando o assunto é reunião, por exemplo o time de marketing pode sentir a necessidade de ter mais reuniões semanais do que o time comercial. É importante ouvir os seus colaboradores para criar um ambiente de trabalho justo e bom para todos.

2 – Conte com uma Consultoria em Recursos Humanos para aplicar a pesquisa e interpretar os dados.

Mais importante do que a aplicação é a análise dos resultados, por isso uma ótima alternativa é ter o suporte de uma empresa especialista em Recursos Humanos para te ajudar a desenvolver a pesquisa, a coletar as informações e a interpretar os dados e as respostas, os dados não mentem e eles vão orientar os gestores servindo como um alerta se as reuniões estão em excesso ou como uma confirmação de que elas estão sendo eficazes.

3 – Adote um estilo ágil nas reuniões.

Reuniões mal cronometradas e mal executadas só servem para uma coisa: gastar o tempo preciso de sua equipe. Foque nos pontos principais da reunião, evite se alongar em temas desnecessários, brincadeiras, entre outros, e otimize o tempo da sua equipe, não ultrapasse 45 minutos de reunião.

4 – Promova encontros com toda a empresa para debater os resultados.

Esse é o momento de focar no benefício das reuniões, criar esses momentos com toda a empresa é muito especial para que cada colaborador se sinta especial e orgulhoso de participar do time. Você pode definir a periodicidade, na Trianon RH e Negócios, por exemplo, eu gosto de realizar uma reunião de início de ciclo e renovação, no começo do ano, para apresentar as metas, confraternizar, comemorar o ano que passou e as novas oportunidades.

Para acompanhamento das metas anuais, realizo com todo o time, uma reunião trimestralmente. Esses são momentos únicos que você pode usar a seu favor, falar sobre metas e objetivos e, ao final do dia, ter um ambiente de descontração com os colaboradores.

As reuniões não precisam ser exaustivas e estressantes, na verdade elas devem ser um canal para mudanças e melhorias na empresa; é uma ferramenta poderosa que melhora a produtividade, a comunicação e a integração do trabalho em equipe. Cabe ao líder saber utilizar essa ferramenta a seu favor e a favor do crescimento de sua equipe.