Reuniões de trabalho são essenciais para a gestão de um negócio. Descubra a melhor forma de conduzir reuniões eficazes e produtivas.
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Reuniões produtivas são cruciais na gestão da equipe, elas precisam acontecer com regularidade e cumprir o seu objetivo – seja tomar ou alinhar decisões, direcionar novas ações da empresa, seja com a equipe de superiores ou com todo o time.
Realizar reuniões eficazes, entretanto, é uma pedra no sapato de muitos gestores. É comum se distrair, perder o foco no assunto principal e acabar desperdiçando o precioso tempo da sua equipe. Você já passou por reuniões assim? Que muitas vezes tinham um ótimo propósito, mas que não foi conduzida corretamente e terminou com aquela sensação de “tempo perdido”.
Para te ajudar a conduzir reuniões eficazes, eu separei algumas dicas que aprendi nesses mais de 20 anos de carreira na área de Recursos Humanos e Gestão de pessoas.
O primeiro passo para conduzir reuniões eficazes: identificar qual o tipo de cada reunião – é de decisão, de discussão, de apresentação etc.- a partir da identificação você terá uma clareza de quem precisa ser convidado, quais os setores devem participar e se as informações apresentadas serão importantes para a rotina de trabalho dos participantes.
Ter uma pauta com os tópicos da reunião também é essencial para conduzir uma reunião eficaz, afinal você pode promover um diálogo ativo entre os participantes e evitar divagações e fugas da pauta previamente definida.
Se você é um líder iniciante e não tem muita experiência com reuniões, coloque em prática a “regra” dos 5 P’s para ter uma reunião produtiva:
1 – Propósito: uma reunião sem propósito não é produtiva, por isso informe a todos os participantes qual é o motivo da reunião;
2 – Preparação: estar preparado para a reunião, com dados, números, perguntas previamente estabelecidas etc. é uma das chaves para uma reunião eficaz. Principalmente se for uma reunião de fechamento de mês ou de análise de resultados, lembrando sempre de ter em mente o objetivo de alcançar o propósito estabelecido anteriormente;
3 – Progresso: uma reunião eficaz promove um progresso em todos os que participaram, fazendo com que eles saiam da reunião com clareza a respeito do que precisa ser feito;
4 – Participação: estimule a participação de todos os presentes, se aquele colaborador ou superior está em uma reunião é porque ele pode contribuir com o propósito estabelecido, por isso você deve estimular a contribuição dos participantes através da participação;
5 – Processo: estruture um processo claro para reuniões produtivas, o processo deve levar em consideração como o propósito vai ser atingido.
Um exemplo é que na Trianon RH e Negócios temos alguns modelos de reunião e um deles é o de alinhamento, no qual os times se dividem para verificar se cumpriram o que foi estabelecido nos OKRs e quais foram os resultados, essas reuniões geralmente fazemos em pé e com uma curta duração de tempo, só para a verificação dos resultados.
Bônus: 2 dicas do lendário CEO da Apple, Steve Jobs, para reuniões eficazes e produtivas
1 – Steve Jobs sempre teve uma regra quando o assunto era reuniões: quanto menor, melhor. Não só sobre a duração, mas também sobre a participação: tenha certeza que apenas as pessoas necessárias vão estar na reunião. Assim você evita excesso de opiniões que não vão complementar a pauta a ser discutida;
2 – Os pontos discutidos e as decisões precisam ter um responsável: Jobs sempre recomendou que os temas e as decisões tomadas durante a reunião precisam ter uma pessoa responsável para conduzir o assunto e verificar se as decisões estão sendo colocadas em prática.
Colocando essas pequenas dicas em prática e com experiências em várias reuniões, você pode descobrir a sua maneira de conduzir reuniões eficazes e produtivas.
Escrito por J. Rodolfo Grou.
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