No mundo corporativo, as reuniões costumam ser uma parte frequente da rotina de trabalho. No entanto, cada vez mais empresas estão adotando uma abordagem conhecida como “no meeting day” ou dia sem reuniões, em que se destina um ou mais dias da semana para que os colaboradores possam se concentrar exclusivamente em suas tarefas individuais, sem interrupções.
A prática do no meeting day surgiu nos Estados Unidos e vem ganhando destaque, impulsionada por estudos e pesquisas que apontam os benefícios de reduzir a quantidade de reuniões.
Segundo um levantamento da Escola de Administração MIT Sloan, os profissionais gastam cerca de 85% de seu tempo em reuniões, o que pode impactar negativamente a produtividade e o engajamento.
Além disso, essa proposta também traz benefícios financeiros para as organizações. De acordo com a consultoria americana Bain & Company, a redução da quantidade de reuniões resulta em menos gastos relacionados a deslocamento, alimentação e locação de salas de reunião. Essa economia pode ser direcionada para outras áreas ou investimentos, contribuindo para a saúde financeira da empresa.
Menos reuniões, mais autonomia e redução do estresse
A pesquisa conduzida pela MIT Sloan analisou 76 empresas globais que implementaram de um a cinco dias sem reuniões por semana. Os resultados mostraram que, ao terem espaços vazios em suas agendas, os funcionários relataram maior autonomia e redução do estresse.
A simples medida de ter um dia livre de reuniões por semana resultou em uma redução de estresse de 26%, e a ausência de chamadas em todos os cinco dias diminuiu o estresse em impressionantes 75%.
Os melhores resultados foram observados nas empresas que adotaram três dias sem reuniões na semana. Essa abordagem proporcionou aos colaboradores uma maior sensação de liberdade e flexibilidade, contribuindo para um ambiente de trabalho mais saudável e produtivo.
Impacto na saúde mental e financeira da organização
Outro estudo, feito pela Associação Brasileira de Psiquiatria (ABP), destacou alguns dos impactos negativos do excesso de reuniões virtuais na saúde mental dos funcionários. Segundo o levantamento, conduzido no final de 2020, 68,6% dos psiquiatras entrevistados relataram um aumento nas prescrições de psicoterapia aos pacientes devido ao desenvolvimento de quadros de estresse e ansiedade causados pelo excesso de videoconferências.
Além do custo emocional, reuniões desnecessárias são onerosas financeiramente. A pesquisa da consultoria Bain & Company mostra que um único encontro presencial semanal dessa natureza, entre gerentes de nível médio em uma grande empresa, pode custar mais de US$ 15 milhões (cerca de R$ 78,21 milhões) por ano à organização. Esse custo inclui não apenas despesas pessoais, como tempo gasto pelos funcionários em deslocamento, mas também o esforço mental envolvido.
Esses dados e pesquisas destacam a importância de repensar a cultura das reuniões e buscar alternativas mais eficientes. Reduzir a quantidade de encontros ou adotar abordagens mais estruturadas pode levar a uma redução significativa de custos para as empresas e aumento do bem-estar, além de liberar tempo e recursos que podem ser direcionados para atividades mais produtivas.
Orientações para otimizar a dinâmica de trabalho
Em entrevista à Forbes, a gerente da consultoria Robert Half, Erika Moraes, compartilhou algumas medidas importantes para otimizar o tempo e economizar recursos antes de convocar uma reunião, incluindo a necessidade de fazer um cronograma. Uma dessas medidas é não convidar todas as pessoas caso o assunto não seja relevante para algumas delas, reconhecendo que sua participação seria desnecessária.
Outro aspecto destacado é a importância de avaliar a relevância da reunião. Se não houver um tópico realmente importante a ser discutido ou anunciado, o encontro deve ser cancelado sem delongas. É essencial respeitar as agendas dos participantes e cancelar com antecedência, evitando inconvenientes.
Para tornar as reuniões mais produtivas, é indicado compartilhar o material que será abordado com antecedência. Assim, todos têm a chance de participar com suas considerações e contribuições prontas. Além disso, é fundamental evitar repetições de temas já discutidos em reuniões anteriores.
Registrar as decisões tomadas e os tópicos para discussões futuras ajuda a evitar a redundância de assuntos. Promover uma comunicação aberta é outro ponto relevante. Incentivar a equipe a dar feedback e compartilhar suas frustrações, por exemplo, permite reconhecer reuniões improdutivas e repensar a forma como as interações ocorrem.
Imagem: Freepik / Foto criada por @yanalya
Comentários estão fechados.